Povinnosť používať elektronické schránky pre mimovládny neziskový sektor od 1. júna 2020

V dnešnom článku vám prinášame dôležité informácie súvisiace s povinným používaním elektronickej schránky, ktoré potrebujete vedieť, ak ste právnickou osobou zapísanou v inom ako Obchodnom registri.

V zmysle § 60b ods. 3 zákona o E- Governmente sa od 1. júna 2020 povinne doručujú úradné rozhodnutia do elektronických schránok ďalším subjektom. Ide o prvú fázu elektronizácie do ktorej zaraďujeme nadácie, neinvestičné fondy, neziskové organizácie poskytujúce verejnoprospešné služby, občianske  združenia, odborové a zamestnávateľské organizácie, politické strany a hnutia, organizácie s medzinárodným prvkom a záujmové združenia právnických osôb.

Podľa indikatívneho harmonogramu zverejneného na ústrednom portály verejnej správy, 2. fáza bude spustená 01.08.2020 pre cirkvi a náboženské spoločnosti, či poľovnícke organizácie. Odo dňa 01.09.2020 v tretej fáze sa tieto skupiny rozšíria o fondy, komory, pozemkové spoločenstvá, stavovské organizácie (profesijné komory).

Štvrtá fáza elektronizácie sa spustí 01.11.2020, v rámci ktorej sa táto povinnosť bude vzťahovať na spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov, verejné výskumné inštitúcie či verejnoprávne inštitúcie (verejné a štátne vysoké školy). Pre iné právne formy, po právnom posúdení ich postavenia,bude táto povinnosť platiť od 01.01.2021.

Čo to znamená v praxi?  

Od vyššie uvedených termínov budú vyššie uvedeným subjektom orgány verejnej moci zasielať úradné rozhodnutia elektronicky- do elektronickej schránky. Dokumenty doručené elektronicky majú rovnaký právny účinok ako dokumenty doručené v listinnej podobe. Takisto ako v prípade listinného doručovania aj tieto dokumenty je možné doručiť buď v rámci obyčajného doručovania alebo do vlastných rúk. Osobitné predpisy ustanovujú, ktoré dokumenty orgány verejnej moci doručujú do vlastných rúk a ktoré nie. Aj v prípade doručovania do elektronickej schránky sa uplatňuje fikcia doručenia.

Zákon o E-Governmente v § 32 ods. 2 stanovuje zákonnú 15-dňovú úložnú lehotu. Ak sa elektronicky doručuje do vlastných rúk, prijímateľ je povinný potvrdiť doručenie elektronickej úradnej správy formou elektronickej doručenky; potvrdenie doručenia je podmienkou sprístupnenia obsahu elektronickej úradnej správy prijímateľovi v jeho elektronickej schránke. Elektronická úradná správa sa sprístupní v momente potvrdenia doručenia (§32 ods. 4 Zákona o E-Governmente).

Povinné používanie elektronickej schránky na doručovanie znamená jej povinnú aktiváciu zo strany štátu, t. z. že na jej aktiváciu nie je potrebný žiaden úkon právnickej osoby.Prístup do elektronickej schránky automaticky získa štatutárny zástupca. Štatutár však môže udeliť oprávnenie aj ďalším osobám.  

Na prístup je potrebné mať:

-           elektronický občiansky preukaz s čipom

-           bezpečnostný osobný kód (BOK)

-           čítačku elektronických kariet

-           nainštalovaný príslušný softvér na prihlasovanie (eIDklient)

V prípade, ak sa stane situácia, že štatutár ešte nemá elektronický OP, je možné ho vybaviť na príslušnom oddelení dokladov Okresného riaditeľstva Policajného zboru alebo v kontaktných centrách Ministerstva vnútra SR.

Pre prehľadnosť ešte pripomíname, že štatutárni zástupcovia mali povinnosť do 30.06.2019 nahlásiť Ministerstvu vnútra SR údaje o organizácií a štatutárovi v rozsahu: názov a IČO právnickej osoby, meno, priezvisko a rodné číslo štatutára. Ak tieto informácie nie sú správne, či kompletné, do e-schránky sa nedostanete a nebudete si vedieť prečítať doručené úradné rozhodnutia. Ak má organizácia štatutárov viac, musia byť údaje správne vyplnené o každom z nich.

Nedoplnené povinné údaje o štatutároch uvedených právnických osôb má za následok, že:

• štatutár sa neprihlási do elektronickej schránky, pretože do nej nebude mať zriadený prístup. Dôvodom nepridelenia prístupu budú práve chýbajúce údaje, ako napríklad meno, priezvisko či rodné číslo štatutárneho orgánu,

• orgány verejnej moci budú môcť aj bez vedomia adresáta (štatutára) do týchto elektronických schránok zasielať elektronické úradné dokumenty (rozhodnutia) s rovnakými právnymi účinkami, akoby boli doručené v listinnej podobe, pretože elektronické schránky sú od 01.06.2020 aktivované na doručovanie a môže dôjsť tak k márnemu uplynutiu úložnej lehoty na prevzatie rozhodnutí,

• štatutár si nebude môcť prečítať doručené rozhodnutia, v dôsledku čoho môže zmeškať zákonné lehoty,

• tieto právnické osoby nebudú môcť prijímať dotácie, eurofondy, asignovať podiel zaplatenej dane (tzv.2 %) a nakladať s verejným majetkom.

Prehľad registrov,evidencií a záznamov nájdete na stránke Ministerstva vnútra SR. Správcom Ústredného portálu verejnej správy je od 1.júla 2020 od 1. júla 2020 Ministerstvo investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie SR.

Zdroje:

• slovensko.sk

• nases.gov.sk

• vssr.sk

info@grandoaklaw.com